UU No. 43 Tahun 2009 wajibkan berbagai lembaga buat dan jaga JRA. Hal ini menunjukkan betapa krusialnya JRA dalam sistem pengarsipan nasional. Namun, penyusunan JRA bukanlah tugas yang sederhana. Proses ini melibatkan beberapa tahapan dan perlu keterlibatan berbagai pemangku kepentingan. Dalam penyusunan JRA, lebih baik melibatkan tim ahli dari berbagai bidang daripada mengandalkan satu individu, bahkan jika individu tersebut memiliki jabatan tinggi atau keahlian di pengarsipan.

Kenyataannya, seorang pejabat atau pegawai di suatu instansi tidak akan mampu menguasai semua aspek arsip yang ada di lingkungannya. Ini meliputi pemahaman tentang tingkat kegunaan arsip, peraturan yang berlaku, dan nasib akhir arsip tersebut. Oleh karena itu, Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab untuk menyusun JRA di tingkat Pemerintah Daerah/Provinsi/Kabupaten/Kota. Kepala Daerah, seperti Gubernur, Bupati, atau Walikota, membentuk Tim Penyusun JRA yang terdiri dari anggota dari instansi terkait.

Agar penyusunan JRA berhasil, perlu mengadakan forum lokakarya atau Focus Group Discussion (FGD). Ini meningkatkan kesadaran pegawai akan penetapan kebijakan retensi arsip dan peran mereka dalam pengelolaan arsip menjadi lebih terdefinisi. Dengan demikian, pengelolaan arsip dinamis dapat berjalan lebih efektif dan efisien, sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kebutuhan organisasi masing-masing.

Dengan ini kami akan menyelenggarakan “BIMTEK PENYUSUTAN ARSIP DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)” yang akan dilaksanakan pada tanggal :

JADWAL DIKLAT SEMESTER 1 TAHUN ANGGARAN 2026

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Dengan Penginapan) Rp. 3.500.000,- (Tiga juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Tanpa Penginapan) Fasilitas yang didapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari atau materi dibahas sampai selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Sharing) 3. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama kegiatan berlangsung) 4. Seminar Kit 5. Tas Exclusive 6. Sertifikat Pelatihan 7. Makalah CATATAN : – Penjemputan di Bandara (Peserta group minimal 5 orang) (Peserta wajib konfirmasi) – Konfirmasi pendaftaran peserta selambat-lambatnya H-7 – Untuk peserta group minimal 15 orang dapat request jadwal dan tempat – Syarat & Ketentuan berlaku – Daftarkan segera, tempat terbatas

Konfirmasi Peserta: Telpon Pusdiklat Pemendagri 021-2244.3223 Telp/Fax. 021-2244.3223

“JADWAL / BIAYA (BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN) YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH “

Bimtek Digitalisasi data dan manajemen arsip – adalah dua tren terpenting di era informasi. Digitalisasi adalah proses mengubah data analog, seperti dokumen kertas, foto, dan film, ke dalam format digital. Manajemen arsip adalah proses melestarikan dan menyediakan akses ke informasi digital dari waktu ke waktu.

Digitalisasi data memiliki sejumlah manfaat untuk manajemen arsip. Pertama, digitalisasi memudahkan penyimpanan dan pelestarian informasi. Informasi digital dapat disimpan di berbagai media, seperti hard drive, cakram optik, dan penyimpanan awan. Ini membuat informasi digital lebih tahan terhadap kerusakan dan kehilangan daripada informasi analog, yang dapat dengan mudah rusak atau hilang akibat kebakaran, banjir, atau bencana lainnya.

Kedua, digitalisasi mempermudah akses dan berbagi informasi. Orang dapat dengan mudah menyalin dan mengirim informasi digital melalui internet. Hal ini memungkinkan orang dari seluruh dunia untuk mengakses dan menggunakan arsip digital.

Ketiga, digitalisasi memungkinkan penerapan teknologi baru untuk pelestarian informasi. Sebagai contoh, mesin pencari yang canggih dapat mengindeks dan mencari informasi digital. Hal ini memungkinkan untuk menemukan informasi tertentu dengan cepat dan mudah.

Namun, ada juga beberapa tantangan yang terkait dengan digitalisasi data dan manajemen arsip. Salah satu tantangannya adalah biaya digitalisasi. Mendigitalkan informasi dalam jumlah besar bisa jadi mahal, terutama untuk organisasi kecil. Tantangan lainnya adalah pelestarian informasi digital dalam jangka panjang. Format digital dapat berubah seiring waktu, sehingga penting untuk memiliki rencana untuk memigrasikan informasi digital ke format baru sesuai kebutuhan.

Terlepas dari tantangan yang ada, digitalisasi data dan manajemen arsip sangat penting untuk melestarikan dan menyediakan akses ke informasi di era digital. Dengan mendigitalkan arsip mereka, organisasi dapat membuat informasi mereka lebih mudah diakses, aman, dan tangguh. Sehubungan dengan hal tersebut dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti “BIMTEK DIGITALISASI DATA DAN MANAJEMEN KEARSIPAN” yang akan dilaksanakan pada :

JADWAL DIKLAT SEMESTER 1 TAHUN ANGGARAN 2026

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Dengan Penginapan) Rp. 3.500.000,- (Tiga juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Tanpa Penginapan) Fasilitas yang didapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari atau materi dibahas sampai selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Sharing) 3. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama kegiatan berlangsung) 4. Seminar Kit 5. Tas Exclusive 6. Sertifikat Pelatihan 7. Makalah CATATAN : – Penjemputan di Bandara (Peserta group minimal 5 orang) (Peserta wajib konfirmasi) – Konfirmasi pendaftaran peserta selambat-lambatnya H-7 – Untuk peserta group minimal 15 orang dapat request jadwal dan tempat – Syarat & Ketentuan berlaku – Daftarkan segera, tempat terbatas

Konfirmasi Peserta: Telpon Pusdiklat Pemendagri 021-2244.3223 Telp/Fax. 021-2244.3223

“JADWAL / BIAYA (BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN) YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH “

Oleh karena itu, organisasi perlu secara aktif menerapkan praktik manajemen kearsipan yang kuat untuk memastikan bahwa mereka memelihara arsip digital dengan baik dan memastikan aksesibilitasnya. Hal ini termasuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur untuk pembuatan, pengelolaan, dan pelestarian arsip digital. Organisasi perlu secara aktif menginvestasikan dalam perangkat keras, perangkat lunak, dan keahlian yang diperlukan untuk mendukung manajemen kearsipan digital.

Dalam administrasi arsip digital, organisasi perlu secara aktif menjaga agar mereka dapat terus membaca dan mengakses arsip digital dari waktu ke waktu, merupakan salah satu tantangan utama. Dalam jangka panjang, kita perlu memberikan perhatian ekstra terhadap pelestarian format file digital dan pemilihan teknologi penyimpanan yang tepat.

Tantangan lainnya adalah memastikan bahwa pengguna yang berwenang dapat mengakses arsip digital. Organisasi perlu secara aktif menerapkan langkah-langkah kontrol akses dan mengembangkan sistem pencarian serta pengambilan yang mudah digunakan.

Meskipun ada tantangan, pengelolaan arsip digital memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan metode pengarsipan tradisional berbasis kertas. Misalnya, pengguna dapat dengan mudah menyimpan, mengambil, dan berbagi arsip digital kepada pengguna lain. Arsip digital lebih tahan lama daripada arsip kertas karena tidak rentan terhadap kerusakan fisik.

Kesimpulan

Di era digital, administrasi kearsipan menjadi semakin penting karena organisasi memproduksi dan menyimpan lebih banyak arsip elektronik. Organisasi perlu menerapkan praktik administrasi kearsipan yang kuat untuk memastikan bahwa mereka memelihara arsip digital dengan baik dan memastikan aksesibilitasnya.

Dalam rangka Meningkatkan aparatur tentang pentingnya Administrasi Kearsipan maka kami Menyelenggarakan Pelatihan / Bimtek /Diklat dengan Tema “Administrasi Kearsipan” yang akan diadakan pada :

JADWAL DIKLAT SEMESTER 1 TAHUN ANGGARAN 2026

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Dengan Penginapan) Rp. 3.500.000,- (Tiga juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Tanpa Penginapan) Fasilitas yang didapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari atau materi dibahas sampai selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Sharing) 3. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama kegiatan berlangsung) 4. Seminar Kit 5. Tas Exclusive 6. Sertifikat Pelatihan 7. Makalah CATATAN : – Penjemputan di Bandara (Peserta group minimal 5 orang) (Peserta wajib konfirmasi) – Konfirmasi pendaftaran peserta selambat-lambatnya H-7 – Untuk peserta group minimal 15 orang dapat request jadwal dan tempat – Syarat & Ketentuan berlaku – Daftarkan segera, tempat terbatas

Konfirmasi Peserta: Telpon Pusdiklat Pemendagri 021-2244.3223 Telp/Fax. 021-2244.3223

“JADWAL / BIAYA (BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN) YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH “

Jabatan Fungsional Arsiparis melibatkan pengelolaan dan pembinaan kearsipan oleh Pegawai Negeri Sipil. Tugas utama jabatan ini mencakup manajemen arsip, termasuk penerimaan, penciptaan, penyimpanan, penyusutan, pemusnahan arsip, serta pengolahan dan pelayanan informasi arsip. Jabatan ini juga melibatkan pembinaan kearsipan, termasuk penyusunan kebijakan, s ndar, dan pendidikan kearsipan.

Pembagian Jabatan Fungsional Arsiparis melibatkan tiga kategori, yakni Arsiparis Terampil, Arsiparis Ahli Muda, dan Arsiparis Ahli Madya. Seseorang perlu memiliki status sebagai Pegawai Negeri Sipil, pengalaman atau pendidikan di bidang kearsipan, dan telah lulus pelatihan Arsiparis untuk menduduki jabatan ini.

Profesi Arsiparis memberikan manfaat berupa pelestarian arsip, penyediaan informasi, dukungan bagi pemerintahan, dan peningkatan layanan publik. Jabatan Fungsional Arsiparis juga menjanjikan karir yang beragam, baik di instansi pemerintah maupun swasta.

Dengan peran pentingnya dalam pelestarian arsip, Jabatan Fungsional Arsiparis memiliki dampak positif yang signifikan dalam melestarikan nilai-nilai sejarah, budaya, dan ilmiah yang terkandung dalam arsip untuk kepentingan generasi mendatang.

Dengan ini kami akan menyelenggarakan Bimbingan Teknis dengan tema: ” Bimtek Jabatan Fungsional Arsiparis “ akan dilaksanakan pada :

JADWAL DIKLAT SEMESTER 1 TAHUN ANGGARAN 2026

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Dengan Penginapan) Rp. 3.500.000,- (Tiga juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta (Tanpa Penginapan) Fasilitas yang didapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari atau materi dibahas sampai selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Sharing) 3. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama kegiatan berlangsung) 4. Seminar Kit 5. Tas Exclusive 6. Sertifikat Pelatihan 7. Makalah CATATAN : – Penjemputan di Bandara (Peserta group minimal 5 orang) (Peserta wajib konfirmasi) – Konfirmasi pendaftaran peserta selambat-lambatnya H-7 – Untuk peserta group minimal 15 orang dapat request jadwal dan tempat – Syarat & Ketentuan berlaku – Daftarkan segera, tempat terbatas

Konfirmasi Peserta: Telpon Pusdiklat Pemendagri 021-2244.3223 Telp/Fax. 021-2244.3223

“JADWAL / BIAYA (BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN) YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH “