Penyusutan Arsip Dan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Penyusutan Arsip Dan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip – Pengelolaan arsip dinamis merupakan aspek kunci dalam menjaga ketertiban dan keberlangsungan pengarsipan di berbagai lembaga dan organisasi. Salah satu tahap penting dalam pengelolaan arsip dinamis adalah penyusutan, yang berkaitan erat dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). JRA adalah dokumen yang mencakup jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan panduan untuk menentukan tindakan selanjutnya terhadap arsip. JRA ini menjadi landasan penting dalam pengelolaan arsip dinamis karena memberikan petunjuk yang jelas tentang bagaimana mengelola arsip secara efisien.

UU No. 43 Tahun 2009 wajibkan berbagai lembaga buat dan jaga JRA. Hal ini menunjukkan betapa krusialnya JRA dalam sistem pengarsipan nasional. Namun, penyusunan JRA bukanlah tugas yang sederhana. Proses ini melibatkan beberapa tahapan dan perlu keterlibatan berbagai pemangku kepentingan. Dalam penyusunan JRA, lebih baik melibatkan tim ahli dari berbagai bidang daripada mengandalkan satu individu, bahkan jika individu tersebut memiliki jabatan tinggi atau keahlian di pengarsipan.

Kenyataannya, seorang pejabat atau pegawai di suatu instansi tidak akan mampu menguasai semua aspek arsip yang ada di lingkungannya. Ini meliputi pemahaman tentang tingkat kegunaan arsip, peraturan yang berlaku, dan nasib akhir arsip tersebut. Oleh karena itu, Lembaga Kearsipan Daerah bertanggung jawab untuk menyusun JRA di tingkat Pemerintah Daerah/Provinsi/Kabupaten/Kota. Kepala Daerah, seperti Gubernur, Bupati, atau Walikota, membentuk Tim Penyusun JRA yang terdiri dari anggota dari instansi terkait.

Agar penyusunan JRA berhasil, perlu mengadakan forum lokakarya atau Focus Group Discussion (FGD). Ini meningkatkan kesadaran pegawai akan penetapan kebijakan retensi arsip dan peran mereka dalam pengelolaan arsip menjadi lebih terdefinisi. Dengan demikian, pengelolaan arsip dinamis dapat berjalan lebih efektif dan efisien, sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kebutuhan organisasi masing-masing.

Dengan ini kami akan menyelenggarakan “BIMTEK PENYUSUTAN ARSIP DAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)” yang akan dilaksanakan pada tanggal :

JADWAL DIKLAT SEMESTER 2 TAHUN ANGGARAN 2025