Bimtek Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaannya mencakup penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan yang sistematis membantu memastikan arsip tersedia sebagai bahan akuntabilitas dan alat bukti yang sah.
Bimtek Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) membahas proses kerja kearsipan yang didukung sistem informasi. Peserta mempelajari keterhubungan antara prosedur kearsipan, tata naskah dinas, dan pencatatan arsip di dalam aplikasi. Materi dapat disesuaikan dengan sistem yang digunakan instansi, termasuk pembahasan penerapan SRIKANDI sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis.
Perlu informasi materi, jadwal, atau lokasi kegiatan?
Hubungi sekretariat untuk berkonsultasi dan memastikan kesesuaian materi.
Mengapa Pengelolaan Arsip Dinamis Perlu Ditata?
Setiap kegiatan pemerintahan menghasilkan surat, naskah dinas, dan dokumen pendukung. Tanpa pencatatan, klasifikasi, dan pemberkasan yang konsisten, arsip sulit ditelusuri ketika dibutuhkan untuk pelayanan, pertanggungjawaban, maupun pemeriksaan.
Sistem informasi kearsipan membantu unit kerja mencatat, mengendalikan, dan menemukan kembali arsip secara lebih teratur. Meski demikian, sistem hanya akan bekerja baik bila didukung pemahaman prosedur, pembagian peran, dan disiplin pengguna.
Tujuan Bimtek Aplikasi SIKD
Kegiatan ini bertujuan membantu peserta memahami tata kelola arsip dinamis dan penggunaan sistem informasi kearsipan dalam mendukung pekerjaan administrasi instansi. Pembahasan menghubungkan prosedur kearsipan dengan praktik pencatatan dan pengelolaan dokumen sehari-hari.
Landasan umum penyelenggaraan kearsipan terdapat dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Untuk penerapan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi, peserta juga dapat mempelajari Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021.
Materi Bimtek Pengelolaan Kearsipan Dinamis
Pokok bahasan dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi, tingkat pemahaman peserta, serta aplikasi yang digunakan. Materi kegiatan dapat meliputi:
1. Kebijakan dan tata kelola kearsipan
Memahami prinsip penyelenggaraan kearsipan, peran pencipta arsip, unit pengolah, unit kearsipan, serta tanggung jawab pengelola dokumen.
2. Penciptaan dan penerimaan arsip
Membahas pencatatan arsip yang tercipta maupun diterima dalam pelaksanaan tugas, termasuk pengelolaan naskah dinas dan dokumen pendukung.
3. Klasifikasi dan pemberkasan
Menata arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi agar berkas mudah dikenali, ditelusuri, dan digunakan kembali.
4. Penggunaan dan pemeliharaan arsip
Mempelajari pengendalian arsip aktif dan inaktif, pencarian kembali arsip, pemeliharaan informasi, serta penanganan arsip sesuai prosedur instansi.
5. Keamanan dan hak akses
Memahami pentingnya klasifikasi keamanan dan pengaturan hak akses agar penggunaan arsip sesuai kewenangan serta ketentuan yang berlaku.
6. Penyusutan dan retensi arsip
Membahas penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan prosedur yang ditetapkan, termasuk pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan arsip sesuai ketentuan.
7. Pengenalan aplikasi kearsipan
Mengenali alur kerja, peran pengguna, dan pencatatan informasi arsip pada SIKD atau SRIKANDI sesuai konfigurasi dan implementasi di instansi peserta.
8. Pengelolaan arsip elektronik
Membahas prinsip pengelolaan arsip elektronik dan kebutuhan menjaga keteraturan, keterlacakan, serta keutuhan informasi arsip.
Pengelolaan arsip elektronik juga memiliki pedoman tersendiri melalui Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. Materi penerapan teknis tetap menyesuaikan kebijakan, prosedur, dan dukungan sistem di masing-masing instansi.
Alur Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Sistem Informasi
- Arsip diciptakan atau diterima. Naskah dinas yang dibuat maupun diterima unit kerja dicatat sebagai bagian dari kegiatan instansi.
- Arsip diklasifikasikan dan diberkaskan. Setiap arsip dikelompokkan sesuai fungsi dan kegiatan agar mudah dikenali serta ditelusuri kembali.
- Arsip digunakan dan dipelihara. Pengguna dengan kewenangan yang sesuai dapat mengakses arsip, sementara keutuhan dan keterlacakan informasi tetap dijaga.
- Arsip disusutkan. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan sesuai prosedur yang ditetapkan.
Dalam proses tersebut, aplikasi membantu pencatatan dan pengendalian, tetapi ketelitian pengguna serta koordinasi antara unit pengolah dan unit kearsipan tetap menentukan mutu pengelolaan arsip.
Manfaat Mengikuti Bimtek
- Memahami tahapan pengelolaan arsip dinamis dari penciptaan sampai penyusutan.
- Meningkatkan keteraturan pencatatan, klasifikasi, pemberkasan, dan temu kembali arsip.
- Memahami hubungan antara prosedur kearsipan dan penggunaan sistem informasi.
- Mengenali pentingnya pengaturan hak akses serta perlindungan arsip sesuai ketentuan instansi.
- Mendukung kesiapan aparatur dalam menerapkan atau meningkatkan penggunaan aplikasi kearsipan dinamis.
- Membantu unit kerja menyusun praktik pengelolaan arsip yang lebih konsisten dan mudah ditelusuri.
Siapa yang Perlu Mengikuti?
Bimtek ini dapat diikuti oleh aparatur dan pengelola yang terlibat dalam penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta pengelolaan arsip di instansi, antara lain:
- arsiparis dan pengelola kearsipan;
- pengelola tata usaha dan persuratan;
- admin atau operator aplikasi kearsipan;
- pengelola dokumen pada unit kerja atau perangkat daerah;
- pejabat dan staf yang menangani tata naskah dinas;
- aparatur yang ditugaskan mendukung implementasi SIKD atau SRIKANDI.
Pertanyaan Umum
Apa yang dimaksud dengan arsip dinamis?
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaannya mencakup penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan.
Apakah SIKD sama dengan SRIKANDI?
Istilah SIKD dapat digunakan untuk menyebut sistem informasi kearsipan dinamis. SRIKANDI adalah Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang ditetapkan sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis. Pastikan materi praktik mengikuti aplikasi dan kebijakan yang digunakan instansi.
Apa fungsi Jadwal Retensi Arsip (JRA)?
JRA menjadi acuan jangka waktu penyimpanan arsip serta tindak lanjut penyusutannya, apakah dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Penerapannya mengikuti ketentuan dan prosedur yang berlaku di instansi.
Apakah pelatihan berisi praktik aplikasi?
Pokok kegiatan dapat mencakup pengenalan atau praktik alur aplikasi sesuai kebutuhan dan ketersediaan akses. Silakan konfirmasi terlebih dahulu aplikasi, peran pengguna, dan kebutuhan praktik kepada sekretariat.
Apakah materi bisa disesuaikan untuk instansi pemerintah daerah?
Materi dapat dikonsultasikan agar pembahasan sesuai dengan tugas peserta, tata naskah dinas, kebijakan kearsipan, dan penerapan aplikasi di instansi masing-masing.
Bagaimana mengetahui jadwal, lokasi, dan biaya kegiatan?
Silakan periksa halaman Jadwal dan Cara Pendaftaran, lalu konfirmasi kepada sekretariat. Jadwal, kota, tempat kegiatan, paket, dan biaya perlu dipastikan sebelum melakukan pendaftaran.
Uraian pada artikel ini merupakan informasi umum. Penerapan dan alur penggunaan aplikasi dapat berbeda mengikuti kebijakan, akses, serta kesiapan sistem di masing-masing instansi. Pastikan selalu merujuk pada peraturan dan pedoman resmi yang berlaku.
Konsultasi Materi dan Jadwal Bimtek Kearsipan
Hubungi sekretariat untuk menanyakan materi, jadwal, lokasi, dan proses pendaftaran Bimtek Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Jadwal, paket, dan biaya mengikuti halaman Jadwal dan Cara Pendaftaran.
Lihat Jadwal Bimtek Cara Pendaftaran Lihat Materi Bimtek Tanya via WhatsApp